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Simplifiez votre mise en conformité RGPD grâce à Coyaba

Date de publication
Le 30 mars 2024

Temps de lecture
10 minutes

Par Thomas Vaupsaite
CTO Coyaba

Obligation légale aux enjeux de grande envergure, la mise en conformité RGPD fait l’objet d’étapes strictes et de directives précises. Le pilotage d’une telle opération exige une organisation minutieuse et nécessite de manipuler de multiples informations et de superviser de nombreuses parties prenantes.

Voici un tour d’horizon de la marche à suivre pour mener à bien votre mise en conformité RGPD et simplifier la gestion de ce projet avec Coyaba.

Qu’est-ce que le RGPD ?

Le RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données, est un texte de loi entré en vigueur le 25 mai 2018. Cette réglementation européenne encadre le traitement des données sur l’ensemble de la zone UE. Elle vise à protéger les données personnelles des citoyens de l’Union européenne, à responsabiliser les organisations et à préserver les droits des individus sur leurs données personnelles. 

Ce cadre réglementaire impose plusieurs règles relatives aux procédures de traitement, de stockage et de partage des données personnelles.

À l’échelle nationale, cette réglementation a été transposée dans la Loi informatique et Libertés adoptée le 25 mai 2018.

Sommaire

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Quelles entreprises sont concernées par le RGPD ?

Toutes les organisations privées et publiques implantées sur le territoire de l’Union européenne collectant ou traitant des données sont soumises au RGPD, quels que soient leur secteur d’activité, leur taille, leur statut juridique… Les entités implantées hors de l’UE, mais dont l’activité s’adresse à des résidents européens, sont également concernées par ce règlement.

→ En cas de non-respect du RGPD, des sanctions s’appliquent, pouvant aller jusqu’à 10 millions d’euros ou 2 % du CA en cas de manquements relatifs à la mise en conformité. En cas de non-respect des droits des personnes, les sanctions peuvent aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires.

Comment se mettre en conformité RGPD ?

La mise en conformité RGPD est une démarche juridique et technique qui implique de suivre plusieurs étapes clés, recommandées par la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), l’autorité de contrôle de la conformité au RGPD :

1. Tenir un registre des traitements de données 

Dans le cadre du RGPD, il est obligatoire de tenir à jour un registre recensant l’ensemble des traitements des données. Pour ce faire, commencez par identifier les départements de votre entreprise ou de votre collectivité qui traitent des données personnelles (équipe RH, service client, service commercial et marketing…). 

Pour chaque activité, établissez une fiche faisant mention :

  • Des noms et coordonnées de la personne en charge du traitement des données et des personnes ayant accès aux données ; 
  • Des finalités de chaque traitement (par exemple : communication marketing, recrutement, fidélisation client…) ; 
  • Des types de données utilisées (noms, emails, adresses, salaire, date de naissance…) ; 
  • De la durée de conservation des données ; 
  • Des mesures de sécurité mises en place ou envisagées pour protéger ces données. 

La tenue de ce registre implique de communiquer très régulièrement avec les différents services de l’organisation afin d’actualiser et de compléter les informations nécessaires.

2. Trier les données 

Il conviendra ensuite de trier et de vérifier les données recensées. Assurez-vous que : 

  • Les données traitées sont nécessaires et pertinentes par rapport à l’objectif visé ; 
  • Vous ne traitez aucune donnée sensible ; 
  • Seul le personnel habilité peut accéder aux données ; 
  • Aucune donnée n’est conservée au-delà de la durée nécessaire.

Supprimez les informations inutiles et optimisez le processus de traitement des données. Vous pourrez par exemple installer un système d’archivage ou de suppression automatique à l’issue d’une période définie en amont.

3. Respecter les droits des individus 

L’un des objectifs phares du règlement européen est de renforcer les droits des individus sur leurs données personnelles. 

Dans le cadre du RGPD, il est donc obligatoire de respecter des obligations de transparence et d’information envers les personnes concernées, c’est-à-dire : 

  • D’informer les individus de la collecte de leurs données en faisant mention, sur le formulaire ou questionnaire utilisé pour les récolter : 
    • de la raison de la collecte des données ; 
    • du dispositif légal autorisant le traitement de ces données (consentement de la personne, contrat, respect d’une obligation légale, etc.) ; 
    • des catégories de services ou acteurs ayant accès aux données ; 
    • de la durée de conservation des données ;
    • le cas échéant, du transfert des données hors de l’UE ; 
    • … 
  • De permettre aux individus d’exercer leurs droits facilement (droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition…).

4. Sécuriser les données des utilisateurs 

La dernière étape de la mise en conformité RGPD est la phase de sécurisation des données afin de prévenir les risques de fuite de données, de piratage, ou de modification non désirée, entre autres. 

Pour ce faire, il convient de mettre en place, ou de renforcer les mesures de sécurité nécessaires, telles que : l’accès sécurisé aux locaux, l’installation et la mise à jour d’antivirus, la mise en place d’outils de sauvegarde des données, le choix de mots de passe sécurisés, le chiffrage des données… 

En cas de violation des données, il est impératif de prévenir la CNIL dans un délai 72 heures, via l’envoi d’une notification en ligne.

→ Pour en savoir plus sur la mise en conformité RGPD, la CNIL propose un guide pratique complet.

Coyaba vous aide à piloter votre mise en conformité RGPD

Pour garantir une mise en conformité RGPD réalisée en bonne et due forme, il est indispensable de s’équiper d’un logiciel de gestion de projet collaboratif, sécurisé et équipé des fonctionnalités nécessaires pour piloter ce projet juridique et technique complexe. 

C’est ce que propose Coyaba, une solution de gestion de projet tout-en-un, parfaitement adaptée au suivi et à la gestion d’une mise en conformité RGPD. 

Il s’agit en effet d’un outil de travail collaboratif, interactif et accessible, qui offre une prise en main simple et rapide, avec un très haut niveau de sécurité.

Sur Coyaba, vous pouvez rassembler et coordonner l’ensemble des acteurs impliqués dans ce projet de mise en conformité : DPO (data protection officer) ; DSI (Directeur des Systèmes d’Information) ; partenaires ; hébergeurs ; prestataires… Aucune limite d’utilisateurs n’est imposée au sein d’un même espace de travail. 

Sur votre workspace, vous aurez accès à une gamme de fonctionnalités personnalisables qui faciliteront le pilotage de la mise en conformité RGPD de bout en bout : 

  • Grâce aux Connectors, stockez l’ensemble des données et documents informatiques et juridiques nécessaires au pilotage de la mise en conformité, et ce de façon hautement sécurisée et totalement confidentielle.
  • Les To-Do Lists sont là pour vous permettre d’attribuer des tâches aux parties prenantes, en spécifiant la date butoir, la personne en charge et toutes autres informations utiles (statut, description, pièce jointe…). Vous pourrez visualiser les tâches attribuées sous différents formats, en fonction de votre préférence : tableau Kanban, calendrier, diagramme de Gantt, liste de tâches…
  • Les Achievements vous permettent d’avoir, en temps réel, une vision d’ensemble claire sur la timeline, sur l’avancement et sur les grandes étapes clés de la mise en conformité RGPD.

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2024-03-21T06:18:51+01:00
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