Décisif pour connaître, en tout temps, l’état de santé financier d’une organisation et estimer ses performances futures, le reporting financier est une tâche délicate visant à collecter, exploiter et analyser des données sensibles. Pour réussir un reporting financier, fiabilité, précision, minutie et rigueur sont maîtres-mots. Afin de simplifier, accélérer et automatiser la gestion de cette mission clé, il est vivement conseillé de se munir d’un outil de gestion de projet tel que Coyaba.

Le reporting financier est un processus qui consiste à collecter, organiser et présenter les données financières d’une organisation, dans l’optique de les présenter aux décideurs de l’entreprise ou autres parties prenantes (investisseurs, régulateurs, créanciers…). 

L’objectif est de créer des rapports reflétant la performance économique de l’entreprise et l’état de ses flux de trésorerie.

Ce compte-rendu financier peut contenir aussi bien des données quantitatives que qualitatives. 

Voici les principaux composants d’un reporting financier : 

• Les états financiers 
  • Bilan financier (actifs, passifs et capitaux propres à un instant T) ; 
  • Compte de résultat (performance financière de l’entreprise sur une période donnée – mois, trimestre, semestre, année…) ;
  • Tableau des flux de trésorerie (entrées et sorties au cours d’une période) ;
  • Variations des capitaux propres 
  • … 
• Les rapports de gestion, visant à analyser les performances financières réalisées, les stratégies à venir et à comparer les résultats actuels aux budgets fixés et aux prévisions futures. 
• Des tableaux de bord
• Des graphiques
• Des rapports de conformité, d’audit ou de performance
• Des indicateurs clés de performance (KPI- Key Performance Indicators)
• Des données financières de tous types : 
  • Chiffre d’affaires
  • Marge brute et nette
  • Besoin en fonds de roulement (BFR)
  • Budgets prévisionnels 
  • Dépenses (coût des matières premières, charges d’exploitation, coûts opérationnels…) 
  • Résultat net 
  • Ratios financiers 
  • … 

• Des projections et prévisions financières
• L’analyse des risques financiers, menaces et opportunités 
• Les stratégies de performance à mettre en place
• … 

Pour avoir une vision globale de la situation financière de l’entreprise en continu, il est fortement recommandé d’effectuer un reporting financier de façon mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle, mais aussi avant chaque opération financière d’envergure (création de filiales, fusion-acquisition, changement de gouvernance, transformation organisationnelle…).

L’élaboration d’un reporting financier est une étape fondamentale qui répond à plusieurs enjeux de grande envergure. Cette procédure permet en effet : 

• D’obtenir une vision claire, exhaustive et transparente de la situation financière d’une organisation ;
• De disposer de données financières fiables, permettant d’orienter les prises de décisions stratégiques et éclairées (en complément d’autres analyses, telles qu’un reporting extra-financier notamment) ; 
• D’identifier les points de faiblesse et les axes d’amélioration pour réduire les coûts, optimiser les performances et maximiser la rentabilité de l’entreprise ; 
• D’assurer le respect des réglementations financières et des normes comptables ; 
• D’évaluer les perspectives de croissance de l’entreprise ; 
• De convaincre de potentiels investisseurs et partenaires commerciaux.
• …

Compte tenu des enjeux de performance et des enjeux réglementaires rattachés aux missions de reporting financier, il est vivement conseillé de s’équiper d’un logiciel de gestion de projet performant, sécurisé et ergonomique pour piloter efficacement ces tâches périodiques, réduire les erreurs et accélérer les process.

Notre application collaborative Coyaba, disponible sur desktop et smartphone, vous permet de piloter l’ensemble de vos reportings financiers, de A à Z, sur un espace de travail personnalisable doté d’une large gamme de fonctionnalités avancées. 

• Collecter les données financières de façon sécurisée et confidentielle 

La première étape nécessaire à la réalisation d’un reporting financier est la collecte de données financières pertinentes. Celles-ci peuvent provenir de sources internes (service financier, commercial, marketing, opérations, administration des ventes, gestionnaires…) ou externes (partenaires financiers, établissements de crédit, cabinets comptables…). 

Pour faciliter cette phase initiale, Coyaba met à votre disposition l’outil Connectors, une fonctionnalité clé qui vous permet d’importer tous types d’informations depuis vos outils et systèmes externes, qu’ils soient connus ou maison : logiciel de comptabilité et de gestion de la trésorerie, Monday, Asana, Trello, ERP (Enterprise Resource Planning), QuickBooks, Sage, logiciels de business intelligence… 

Quels que soient le volume et le format de vos données (fichiers Excel, CSV, données quantitatives ou qualitatives, fichiers PowerPoint…), vous pouvez les uploader en quelques clics sur l’application. Toutes vos données sont ainsi centralisées sur une même plateforme, de façon totalement sécurisée et confidentielle. Pour garantir la protection de vos données, nous avons fait le choix d’héberger notre outil chez Outscale, marque de Dassault Systèmes, fiable et reconnue.

Grâce à l’aspect ultra-collaboratif de notre outil, vous pouvez ajouter autant de parties prenantes que nécessaire sur votre espace digital. De cette façon, chaque utilisateur peut partager, consulter et exploiter les données nécessaires à l’élaboration du reporting financier. 

• Automatisez la gestion de votre reporting financier 

Sur Coyaba, vous avez également accès aux To-Do-Lists, une fonctionnalité destinée à faciliter la gestion et l’attribution des tâches délimitées dans le temps. 

Le principe est simple : vous créez une action, ajoutez les pièces jointes nécessaires (visuel, document, description…), indiquez l’échéance et attribuez la tâche à la personne de votre choix (direction, consultant externe, DAF – Directeur Administratif et Financier, expert-comptable, contrôleur de gestion…). 

Vous organisez et hiérarchisez vos tâches par ordre d’urgence et de priorité et avez accès en continu à toutes les tâches en cours, terminées et à faire, sous le format de votre préférence (tableau Kanban, diagramme de Gantt, liste de tâches, calendrier…).

Vous pouvez ainsi évaluer, en un coup d’œil, l’avancée des tâches tout au long de l’élaboration du reporting financier : 

• Collecte des données financières ;
• Analyse des données financières pour repérer les tendances, les écarts et les axes d’amélioration ;
• Élaboration des rapports financiers ; 
• Relecture, vérification et validation des rapports pour en assurer l’exactitude grâce à des processus de contrôle et des audits ; 
• Envoi et soumission de rapports financiers aux parties concernées ; 
• Réception des retours et feedbacks des parties prenantes ;
• Mise à jour du reporting financier.

De cette façon, vous optimisez et automatisez la gestion du reporting financier grâce à la mise en place d’actions cycliques et d’un processus périodique structuré et optimisé. Un gain de temps considérable dans vos missions du quotidien ! 

• Accélérez les prises de décisions collectives

Coyaba vous aide également à simplifier, structurer et accélérer les prises de décisions au sein de votre entreprise. Vous pouvez en effet mettre en place un chemin décisionnel standardisé, qui vise à inviter chaque acteur à prendre la décision qui lui incombe à un moment donné. Chaque décision relative au reporting financier (réduction des coûts, levée de fond, recherche de financement…) est ainsi simplifiée et accélérée, sans avoir à passer par de multiples échanges de mails et meetings interminables.