Essentielle au bon déroulement de tout projet IT, la rédaction du cahier des charges informatique répond à des enjeux d’envergure. Pour vous aider à élaborer ce document de référence et à gérer de façon agile et optimisée l’ensemble de votre projet IT, notre application Coyaba vous propose une solution innovante, personnalisable et clé en main.

Un cahier des charges informatique est un document écrit qui formalise les exigences techniques d’un projet IT. 

La rédaction d’un cahier des charges de projet informatique répond à plusieurs objectifs : 

• Définir les contours du projet de façon précise et détaillée pour rester dans le cadre des besoins du commanditaire ; 
• Clarifier les objectifs à atteindre ; 
• Disposer d’une feuille de route claire et structurée qui va guider chaque action et prise de décisions ; 
• Identifier les spécificités techniques attendues (fonctionnalités, design, architecture logicielle, intégrations avec d’autres systèmes…) ; 
• Anticiper les contraintes à prendre en compte dans le projet (exigences réglementaires, normes de sécurité, compatibilité avec des systèmes existants…) ; 
• Clarifier les attentes du commanditaire et des utilisateurs (niveau de performance du système, vitesse de traitement des données, capacité de stockage, ergonomie, accessibilité…) ;
• Identifier les étapes de déploiement de la solution informatique (migration de données, due diligence, choix des intégrateurs et éditeurs, formation des utilisateurs…) et de maintenance technique ; 
• Guider chaque étape de réalisation du projet IT, de sa conception à sa livraison ; 
• Estimer les coûts associés au projet ; 
• Définir le planning du projet informatique ; 
• Réduire les erreurs lors de la mise en place du projet IT ; 
• Identifier les acteurs à impliquer dans le projet IT.

Le cahier des charges est donc un outil de pilotage précieux, qui sert de référentiel à chaque étape et qui s’avère indispensable dans la mise en œuvre de tout projet informatique, quel qu’il soit : création d’un site internet, d’une application web ou mobile, mise en place ou mise à jour d’un système d’information, lancement d’un SaaS, installation d’un logiciel de gestion (ERP, CRM, WMS…), etc. 

Chaque cahier des charges est unique et doit être adapté sur mesure aux spécificités du projet et aux attentes du client. Il existe toutefois des modèles et templates pouvant servir de base pour la rédaction de ce document. 

Voici un exemple du contenu d’un cahier des charges avec les principales rubriques à intégrer : 

• Contexte et problématique de départ : description du contexte, du constat de départ, du problème à résoudre et du besoin initial ; 
• Objectif du projet IT : quels sont les résultats attendus par le commanditaire et comment les traduire en objectifs SMART ? 
• Besoins des utilisateurs finaux : quels seront, concrètement, les cas d’usage de la solution informatique et à quels besoins spécifiques répond-elle ? 
• Les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles : quelle fonctionnalité va répondre à quel besoin ? Quelles sont les exigences techniques (sécurité, architecture, performance…) et opérationnelles (maintenance, évolutivité…) ? 
• Les contraintes techniques, réglementaires et financières pouvant compliquer la réalisation du projet IT ; 
• Le plan de déploiement : la stratégie et les actions à mettre en place, les acteurs à impliquer, les ressources et moyens nécessaires ainsi que les étapes clés qui vont échelonner le projet IT ; 
• Le budget : quelle est l’estimation des coûts globaux du projet ? 
• Les délais de réalisation : livrables intermédiaires, échéancier des étapes clés, etc. ;
• Informations ou documents annexes pouvant faciliter la bonne compréhension du projet par les équipes techniques.

Le respect du cahier des charges est fondamental pour permettre de répondre aux besoins du client et de se conformer aux contraintes de budget et de planning initialement prévues. 

Pour respecter un cahier des charges informatique, il sera notamment nécessaire : 

• De rédiger et valider le cahier des charges avec plusieurs parties prenantes aux savoir-faire variés afin d’obtenir des regards croisés sur le projet IT et de garantir l’exhaustivité du document ; 
• D’assurer la bonne compréhension du cahier des charges de la part de l’ensemble des acteurs impliqués ; 
• D’élaborer un plan d’action détaillé qui aligne les tâches et actions avec les objectifs définis dans le cahier des charges. Pour ce faire, l’utilisation d’un outil de gestion de projet est indispensable ; 
• De préserver une communication régulière entre toutes les parties prenantes (équipe technique, chef de projet, commanditaire…) pour faire le point sur les progrès réalisés, les étapes à venir, ainsi que les éventuels obstacles rencontrés ; 
• De suivre, contrôler et évaluer régulièrement la bonne mise en place du projet informatique (via des tests d’intégration, de performance, des audits de sécurité, une révision du code, etc.), afin d’apporter rapidement des ajustements nécessaires le cas échéant et de maîtriser les risques techniques et financiers liés à un tel projet. Il sera également important de documenter le projet de façon régulière (avec des rapports de tests, de la documentation technique, des manuels d’utilisateurs…) ; 
• Réaliser une réunion de fin de projet pour passer en revue chaque point du cahier des charges et assurer le respect des exigences du client ; 
• Effectuer un suivi rigoureux post-déploiement pour surveiller la performance du système, recueillir les retours d’utilisateurs et s’assurer que le système fonctionne comme prévu.

Un cahier des charges informatique fait l’objet d’une rédaction longue et hautement technique, allant de 30 à 100 pages. Cela nécessite à la fois l’expertise technique des équipes IT, mais aussi une communication sans faille avec le commanditaire pour comprendre ses attentes, ainsi que l’intervention d’autres acteurs (AMOA, chef de projet…), capables de traduire les besoins stratégiques en exigences techniques.  

Pour rédiger, suivre et assurer le respect d’un cahier des charges informatique, il est donc impératif de s’équiper d’un outil de gestion de projet adapté.

Afin de simplifier la gestion de votre projet informatique, de la rédaction du cahier des charges jusqu’à la livraison de la solution, notre outil collaboratif Coyaba vous propose toute une gamme de fonctionnalités innovantes et personnalisables, disponibles sur un espace de travail collaboratif.

• Gérez votre projet IT de façon agile et optimisée 

La fonctionnalité To-Do Lists de Coyaba vous permet tout d’abord de déléguer des tâches à chaque partie prenante, d’y attribuer des échéances et des degrés de priorité. Vous pourrez suivre l’efficacité opérationnelle de chacun et gérer et synchroniser l’ensemble des acteurs en toute sérénité, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise : intégrateurs, éditeurs, développeurs web, clients, utilisateurs, testeurs, DSI, collaborateurs… 

Gardez aussi, en tout temps, la main sur le respect du cahier des charges et suivez en continu l’avancée du projet IT grâce aux différents outils de suivi proposés : tableau Kanban, diagramme de Gantt, calendrier, liste…  

La fonctionnalité Achievements vous permet également d’avoir, en un coup d’œil, une vision exhaustive et globale du projet et de chaque étape (rédaction du cahier des charges, cadrage, conception, développement, implémentation, tests, suivi, maintenance…), de partager les réussites et l’atteinte des objectifs clés, et d’informer facilement le commanditaire de l’avancée du projet. 

• Facilitez la rédaction collaborative du cahier des charges informatique 

Grâce à l’outil Decisions, Coyaba facilite les prises de décisions collectives lors de la création du cahier des charges informatiques, puis tout au long du projet IT. Vous pourrez créer, sur votre espace digital, un chemin décisionnel structuré, invitant chaque partie prenante à prendre une décision le moment venu. De quoi gagner un temps précieux et accélérer la rédaction du cahier des charges et de l’ensemble du projet IT.

• Simplifiez les échanges et maîtrisez les risques techniques

Une communication transparente et désilotée entre tous les acteurs impliqués est un prérequis pour assurer la réussite du projet informatique. C’est pourquoi Coyaba met à votre disposition des canaux de communication intégrés (chat, visio, partage de fichiers…). De cette façon, communiquez facilement avec toutes les parties prenantes, centralisez les échanges et réagissez rapidement face aux inévitables aléas techniques, bugs et dérives grâce une communication simplifiée et à l’envoi de notifications vous permettant de signaler, et d’être averti de chaque nouveauté en temps réel.  

• Centralisez vos données IT

La conduite d’un projet IT et la rédaction d’un cahier des charges informatique exigent l’analyse et l’exploitation d’une multitude de documents et de données très diverses. Pour faciliter la gestion de vos data durant votre projet informatique, Coyaba met à votre disposition une fonctionnalité innovante : Connectors. Cet outil vous permet d’importer de façon rapide et sécurisée les données issues de vos systèmes, qu’ils soient connus ou maison (Asana, GitHub, Jira, Monday, Figma, Codepen, Bootstrap, fichiers Excel, HTML, CSS, CSV.…). De cette façon, vous pourrez consulter, gérer et partager toutes les informations liées à la gestion de votre projet IT (maquettes de site, visuels, audits, rapports de tests…) en toute sérénité, sur la même plateforme : un gain de temps précieux au service de votre productivité ! 

• Évaluez la performance opérationnelle de vos équipes IT 

Enfin, pour vous aider à inscrire la gestion de projet IT dans une démarche d’amélioration continue, Coyaba vous propose une solution unique, conçue sur mesure pour vous aider à atteindre vos objectifs stratégiques. Avec l’outil « At a Glance », consultez des données analytiques fournies à partir de KPI (indicateurs clés) personnalisables (nombre de bugs, d’erreurs, temps de production, délais, coûts…). De cette façon, mesurez les performances opérationnelles de votre équipe IT et effectuez des reporting en toute transparence avec les commanditaires. Cette fonctionnalité vous aidera également à repérer d’éventuels dysfonctionnements récurrents, à mieux maîtriser les risques et à adopter des actions correctives ciblées pour atteindre une véritable excellence opérationnelle. 

En bref, avec notre outil de gestion de projet Coyaba, le flux de travail est optimisé, le planning et le budget sont maîtrisés, la productivité est boostée et les erreurs sont réduites à chaque étape de votre projet IT et dès la rédaction du cahier des charges informatique.