La mise en place d’un ERP est un projet complexe et hautement technique, qui requiert la collaboration de plusieurs acteurs sur différents métiers. Pour piloter la gestion d’un tel projet, notre application Coyaba vous offre une solution clé en main, qui répond parfaitement aux défis inhérents à l’installation de ce système informatique.

Un ERP, ou Enterprise Resource Planning (en français : planification des ressources d‘entreprise) est un système informatique visant à faciliter la gestion des activités quotidiennes d’une organisation pour les différentes fonctions de l’entreprise.

Pour ce faire, le système ERP intègre plusieurs fonctionnalités au sein d’une solution interconnectée, destinées à faciliter la gestion des différentes activités : la comptabilité, la relation client, la production, la supply chain, les achats et approvisionnements, les ressources humaines…

Ce progiciel a vocation à fluidifier la circulation de l’information au sein des différents départements et de faciliter la collaboration inter-services. 

Il permet, s’il est bien implémenté et utilisé : 

• D’améliorer les performances opérationnelles ;
• D’obtenir une vision exhaustive et globale sur toutes les activités de l’entreprise ; 
• D’orienter les prises de décisions stratégiques ; 
• D’optimiser la gestion des flux de travail inter-services ; 
• D’obtenir une traçabilité totale tout au long de la supply chain ; 
• D’identifier les forces ainsi que points de faiblesse et les solutions correctives pour chaque métier ;  
• D’instaurer une communication étroite et transparente entre les différentes parties prenantes (direction, responsables, managers de proximité, prestataires de services…) ; 
• D’automatiser les tâches chronophages, de gagner du temps et de maximiser la productivité ; 
• De réduire les coûts opérationnels en identifiant les sources de déperdition à l’échelle de l’entreprise ; 
• D’optimiser l’ensemble de la gestion des activités et ainsi de maximiser la rentabilité de l’entreprise grâce à une meilleure satisfaction client, une réduction des coûts et une augmentation des performances opérationnelles. 
• …

Notre outil de gestion de projet Coyaba est pourvu d’un large éventail de fonctionnalités hautement performantes auxquelles vous pouvez accéder depuis un espace de travail digital dédié et sécurisé.

Voici comment ces différentes fonctionnalités peuvent faciliter l’intégration d’un ERP au sein de votre entreprise : 

 

• Planifiez et pilotez le projet ERP grâce aux To-Do-Lists 

La fonctionnalité To-Do Lists de Coyaba vous permet de planifier en détail l’ensemble des actions nécessaires à la mise en place de l’ERP, et d’attribuer des tâches à chacun des acteurs impliqués (équipe IT, équipe marketing, équipe commerciale, équipe RH, équipe produit, service client, prestataires de services, intégrateurs, éditeurs…).

Assignez la bonne tâche à la bonne personne, précisez l’échéance et organisez ces tâches par ordre de priorité. Vous pourrez également, grâce à cet outil, suivre l’évolution en temps réel du projet ERP, à chaque étape : définition des besoins et des objectifs ; identification des fonctionnalités nécessaires ; choix du système ERP ; configuration ; migration des données ; tests ; déploiement de l’ERP ; suivi et support ; maintenance et mises à jour… 

Pour programmer et suivre de près l’avancée du projet ERP, vous avez accès à différents outils intégrés (tableau Kanban, diagramme de Gantt, calendrier, liste…).

• Choisissez l’ERP avec les différents décisionnaires grâce aux Decisions 

Comme mentionné, la mise en place d’un ERP est, par nature, un projet inter-services, qui exige l’implication de plusieurs acteurs au sein de différents départements et à différents niveaux de l’entreprise. Ce projet fait également l’objet de multiples prises de décisions stratégiques collaboratives. 

Chez Coyaba, conscients des difficultés à trouver un consensus entre de multiples acteurs, nous avons mis en place une fonctionnalité destinée à simplifier cette étape : Decisions. Cet outil vous permet de créer un chemin décisionnel structuré et encadré pour chaque partie prenante et ainsi de responsabiliser la personne concernée en l’encourageant à prendre une décision rapidement le moment venu.

• Gérez les aléas techniques éventuels avec réactivité

À l’instar de tout projet IT, l’intégration d’un ERP s’accompagne inévitablement de nombreux aléas techniques, imprévus et points bloquants. Coyaba vous aide à signaler rapidement les obstacles rencontrés et à trouver, auprès des acteurs concernés, les solutions adaptées pour les surmonter, dans les délais impartis.

• Supervisez l’ensemble des parties prenantes

Votre workspace Coyaba est ultra-collaboratif : vous pourrez y ajouter autant d’utilisateurs que nécessaire, sans limitation, ce qui est particulièrement utile dans le cadre de la gestion d’un projet ERP impliquant de multiples parties prenantes.

Cela inclut les collaborateurs, les responsables de services, mais également les prestataires, les fournisseurs, les clients, les testeurs… 

Afin de préserver la confidentialité de vos informations, vous avez totalement la main sur l’autorisation des permissions et pourrez restreindre les accès aux informations de votre choix à certaines personnes.

• Optimisez votre système ERP en continu 

Un projet ERP ne s’arrête pas une fois l’outil intégré. En effet, pour atteindre le plus haut niveau d’efficience possible, il est impératif d’adopter une démarche d’amélioration continue. Pour ce faire, sur Coyaba, le chef de projet ERP pourra encourager les équipes à reporter les éventuelles difficultés liées à la prise en main de l’outil et à faire part de leurs suggestions pour optimiser ce système informatique au plus près de leurs besoins.

Vous pourrez également automatiser la gestion des opérations cycliques de maintenance et de mises à jour pour garantir la performance et la fiabilité de votre ERP sur la durée.