Projet à la fois complexe et exigeant, la mise en place d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) implique d’adopter un outil de gestion de projet à la fois performant, collaboratif et sécurisé.

De la centralisation sécurisée de vos données RH à la communication inter-services en temps réel, les nombreuses fonctionnalités de Coyaba vous aident à mener à bien l’implémentation ou la mise à jour de votre SIRH en toute simplicité.

• Le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) se compose d’un ensemble de logiciels utilisés par les entreprises pour automatiser et faciliter la gestion des processus RH. Cet outil RH couvre une large gamme de fonctionnalités, allant de la gestion des congés et absences, aux notes de frais, en passant par la gestion des plannings, des talents, des compétences, des entretiens individuels et professionnels, des formations et du recrutement du personnel. 

  Un SIRH peut notamment permettre :

  • D’automatiser les tâches administratives des équipes RH ; 
  • De recueillir et analyser des statistiques et des KPI ; 
  • De sécuriser la gestion des ressources humaines ; 
  • De centraliser les données de tous les salariés ; 
  • D’améliorer l’autonomie et la productivité des collaborateurs ; 
  • De mieux gérer les compétences des équipes selon les besoins de l’entreprise ; 
  • De respecter les contraintes réglementaires liées à la gestion du personnel ; 
  • … 

  Une fois implémentée, cette solution de gestion assure un gain de temps et une visualisation globale des processus RH. 
  En France, l’adoption de solutions de gestion SIRH est d’ailleurs en constante augmentation. Selon une étude réalisée par la société d’études et de conseils Markess, le marché français du SIRH représentait plus de 3,4 milliards d’euros en 2021 et trois entreprises sur cinq en France auraient déjà intégré un SIRH dans leurs processus, attirées par le retour sur investissement rapide et les gains d’efficacité que ces systèmes offrent.

 

L’utilisation d’un SIRH laisse aux équipes RH le temps de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Son implémentation et sa mise à jour s’accompagnent toutefois de plusieurs défis, parmi lesquels :

• La manipulation de données sensibles et confidentielles : la gestion des informations personnelles des employés, telles que les bulletins de paie, les contrats de travail, les dossiers médicaux et les évaluations de performance, nécessite de mettre en place et de respecter des mesures de sécurité rigoureuses.

• Une collaboration entre plusieurs acteurs : la réussite du projet dépend d’une coopération efficace entre différents départements (la direction, la DRH, la DSI, ou des prestataires externes comme les intégrateurs, les éditeurs et les consultants SIRH…).

• Des défis humains liés à la transformation digitale : l’adoption du nouveau système par les utilisateurs est essentielle à sa bonne réussite. Or, comme pour toute initiative de transformation numérique, la mise en place d’un SIRH peut rencontrer une résistance au changement de la part des parties prenantes.

• Le respect des délais et des contraintes budgétaires : les projets SIRH sont souvent soumis à des échéances serrées et des budgets stricts. Leur planification doit donc être minutieuse, afin d’éviter les dépassements de coûts et les retards.

• L’intégration du SIRH dans les systèmes existants : l’intégration du nouveau SIRH dans les systèmes et logiciels existants de l’entreprise doit être fluide pour garantir la continuité des opérations et éviter les interruptions de service.

• La personnalisation et l’évolutivité du SIRH : ce système RH doit être suffisamment flexible pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise et être capable de s’adapter à l’évolution des exigences organisationnelles de celle-ci.

En abordant ces défis de manière proactive, les entreprises peuvent tirer pleinement parti des avantages du SIRH

 

Avec la plateforme sécurisée Coyaba, vous bénéficiez de plusieurs fonctionnalités accessibles depuis un workspace dédié, qui facilitent l’installation ou la mise à jour de votre Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) de bout en bout : 

• Décliner votre projet SIRH en actions concrètes

La mise à jour ou l’implémentation d’un Système d’Information des Ressources Humaines nécessite d’adopter une approche méthodique et structurée, qui inclut plusieurs étapes clés incontournables : définition du périmètre du projet ; création du planning ; allocation des ressources ; choix du logiciel SIRH ; déploiement ; tests et validation… 

Grâce à la fonctionnalité To-Do-Lists de Coyaba, vous déclinez l’ensemble de votre projet SIRH en tâches concrètes, définies dans le temps. Vous les attribuez aux ressources adéquates (DSI, équipe IT, responsable RH…), les organisez et les hiérarchisez en fonction des priorités. De cette façon, vous et vos équipes disposez, à tout moment, d’une feuille de route structurée qui oriente l’ensemble de votre projet digital.

• Centraliser vos données SIRH de manière sécurisée 

Avec Coyaba, vous pouvez centraliser vos données RH de façon sécurisée et confidentielle grâce à l’outil Connectors. Ce dernier permet l’importation instantanée des données depuis diverses applications existantes comme Jira, Asana, Monday, Trello, ainsi que des fichiers Excel et CSV, mais aussi de toutes les informations issues de vos systèmes maison (ancien SIRH, ERP…).

Coyaba garantit la sécurité et la confidentialité de vos données hébergées grâce à l’hébergeur Outscale, de la marque Dassault Systèmes, reconnu pour sa fiabilité et sa robustesse dans la protection des informations sensibles. 

Contrats de travail, CV, historiques de carrière, compétences et qualifications, données de paie, candidatures… Toutes les informations nécessaires à la mise en place de votre SIRH sont ainsi regroupées au même endroit et accessibles par les parties prenantes de votre choix. De cette façon, la collecte, la migration et la manipulation des données sont simplifiées et sécurisées tout au long de votre projet SIRH.

• Maîtriser votre planning SIRH en continu

Sur Coyaba, vous supervisez les équipes de près, suivez l’efficacité opérationnelle de chacun et consultez, en temps réel, l’avancée de l’ensemble de votre projet SIRH, sous le format de votre choix (Kanban board, diagramme de Gantt, calendrier…). Vous célébrez chaque objectif atteint en équipe et assurez, en continu, une coordination optimale entre tous les acteurs impliqués dans le projet. 

De cette façon, vous maîtrisez en permanence le planning de votre projet, pour une livraison dans les temps impartis. 

• Faciliter la collaboration entre les parties prenantes

Ultra-interactif, notre outil Coyaba est conçu pour faciliter la collaboration entre toutes les parties prenantes, internes et externes à l’entreprise : DSI, équipe projet, DRH, éditeurs, intégrateurs, prestataires, consultants externes… 

Sur votre espace de travail, vous pouvez ajouter un nombre illimité d’utilisateurs et personnaliser les accès pour chaque personne. De plus, les outils de communication intégrés (visio, chat, partage de documents…), les notifications et les To-do-lists accélèrent et simplifient l’ensemble des échanges inter-services. C’est le gage d’une communication fluide et sans silos à chaque étape de votre projet SIRH.

• Fluidifier la prise de décision

Lors de la mise en place d’un SIRH, de nombreuses décisions doivent être prises, comme le choix de la solution SIRH, de l’éditeur, de l’intégrateur, des KPI, des fonctionnalités techniques à intégrer… Grâce à l’outil Decisions de Coyaba, vous pouvez créer un chemin décisionnel structuré, facilitant la prise de décision collective. 

En standardisant ainsi vos processus décisionnels, Coyaba permet une prise de décision plus rapide et plus informée, pour un projet qui avance sans accroc.

• Optimiser vos process RH

La mise en place ou la mise à jour d’un Système d’Information des Ressources Humaines est l’occasion idéale pour évaluer et optimiser vos processus RH. Avec son outil At a Glance, Coyaba vous permet de définir des KPI personnalisés et de mesurer l’efficacité de vos processus RH. Vous pouvez ainsi suivre le taux de recrutement, la satisfaction des employés, le taux d’engagement, le taux de turn-over, le taux d’absentéisme et tout autre indicateur visant à intégrer votre gestion RH dans une démarche d’amélioration continue.