Processus complémentaires de gestion et de planification stratégique, le PIC et le S&OP répondent à des objectifs de performance de grande envergure. Vous êtes Responsable des Opérations et souhaitez optimiser la gestion de la production dans votre entreprise ? Découvrez comment notre outil de gestion de projet Coyaba peut vous aider à superviser la bonne mise en place de ces méthodologies collaboratives et leur suivi, afin d’optimiser la gestion des opérations et de maximiser les performances de l’ensemble de l’entreprise.

• Le S&OP : définition 

Le Sales and operations planning (S&OP), ou planification des ventes et des opérations, est un processus de gestion réalisé de façon périodique (mensuellement le plus souvent). Il vise à aboutir, en collaboration avec différents départements de l’entreprise (sales, marketing, équipe produits, production, finance, service client, décisionnaires…), à un consensus pour aligner les objectifs financiers avec les capacités de production en interne. 

Autrement dit, il a vocation à équilibrer, à court et à moyen terme, l’offre et la demande et à optimiser la gestion des ressources humaines et matérielles en conséquence.

• Le projet PIC : définition 

Le sigle « PIC » fait quant à lui référence au Plan Industriel et Commercial. Il s’agit d’un outil de contrôle et de planification stratégique de la production et des ventes, à moyen-long terme. Véritable outil d’aide à la décision, le PIC a pour objectif phare d’identifier les besoins en ressources matérielles, humaines et financières nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques de production sur une longue période et satisfaire la demande en garantissant la disponibilité des produits en continu. 

Le S&OP et le PIC sont donc des outils très similaires. Toutefois, le S&OP se concentre sur une optimisation à court terme, grâce à un processus itératif, dynamique et réactif pour s’adapter rapidement, mois après mois, aux fluctuations du marché. Tandis que le PIC répond à une stratégie globale et long-termiste.

Comme expliqué, l’élaboration d’un S&OP et d’un PIC répond à des objectifs stratégiques. Ces deux outils complémentaires sont donc indispensables pour toutes les entreprises proposant des produits à la vente cherchant à optimiser leurs performances et à s’assurer que les décisions opérationnelles sont en phase avec leurs objectifs stratégiques.  

Voici quelques-uns des avantages à mettre en place un S&OP et un Plan industriel et commercial :

• Améliorer la satisfaction client grâce à une meilleure compréhension de leurs besoins et de leurs habitudes de consommations et à une capacité de production alignée sur la demande des consommateurs ; 
• Orienter les prises de décisions stratégiques de la direction grâce à une vision globale fiable, cohérente et exhaustive ; 
• Renforcer la coordination inter-services ; 
• Améliorer l’agilité et la compétitivité de l’entreprise en parvenant à s’adapter rapidement aux fluctuations du marché ; 
• Réduire les coûts d’exploitation en optimisant la gestion des ressources et la gestion des stocks ;
• Augmenter les performances opérationnelles et commerciales ; 
• Maximiser le chiffre d’affaires et la rentabilité de l’entreprise ; 
• Améliorer la gestion des risques grâce à une meilleure connaissance du marché, des tendances et des aléas de production ;  
• Optimiser la gestion de l’ensemble de la supply chain et maximiser les capacités de production ;
• … 

La mise en place d’un S&OP et d’un PIC est un projet complexe, aux multiples étapes. Il nécessite une excellente coordination entre différentes parties prenantes, ainsi qu’un suivi rigoureux. 

Voici les grandes étapes à suivre pour réaliser un S&OP et un PIC : 

• Définir les objectifs stratégiques à court, moyen et long terme 

Pour élaborer un PIC et un S&OP, il convient tout d’abord de définir avec clarté et précision les objectifs stratégiques de l’entreprise, au niveau financier et commercial : taux de croissance, CA, nouveaux produits, part de marché, nombre de clients… Pour le S&OP, il faudra identifier les performances visées à court terme, mois après mois. Pour le PIC, il sera nécessaire de clarifier les orientations stratégiques à moyen et long terme.

• Collecter les données historiques

Afin d’estimer les prévisions de la demande, il est indispensable de collecter un certain nombre de données de différentes natures (ventes moyennes, commandes effectuées, délais de livraison, tendances de consommation, préférences des consommateurs, nouveaux produits, ressources de production, niveaux de stocks, ressources humaines, matérielles et financières, volume et fréquence de production…). Ces données doivent être collectées auprès des différents responsables de l’entreprise : responsable commercial, marketing, supply chain, DAF… 

• Analyser les données et estimer les prévisions de la demande

Après avoir centralisé ces données, il faudra ensuite les analyser de façon minutieuse afin d’estimer, à partir de la demande passée, les prévisions pour la demande à venir. Ces données permettront également d’identifier les capacités de production actuelles, les goulots d’étranglement, les sources de déperdition, les capacités excédentaires… En bref, toutes les actions pouvant permettre d’optimiser la capacité de production pour atteindre les objectifs stratégiques.

• Planifier les besoins en ressources 

En fonction des prévisions des demandes, il sera ensuite possible de planifier les  besoins en ressources nécessaires pour y répondre au mieux (besoins en matières premières, en main-d’œuvre, en investissements, en équipements…).

• Élaborer un plan stratégique détaillé

À partir de ces différentes informations, le Responsable des Opérations pourra ensuite élaborer un plan détaillé afin d’aligner la production sur les prévisions de la demande et sur les objectifs stratégiques. Ce plan devra notamment intégrer un calendrier de production et la liste des actions à déployer pour atteindre les résultats commerciaux ambitionnés. 

Ce plan doit impérativement être réévalué régulièrement (tous les mois dans le cas d’un S&OP) et être intégré dans une démarche d’amélioration continue. Après sa mise en application, il sera nécessaire de le réévaluer et de le réajuster en conséquence, en comparant les résultats obtenus avec les prévisions estimées. En outre, pour aboutir favorablement, l’élaboration d’un S&OP et d’un PIC nécessite impérativement une collaboration étroite entre les différentes parties prenantes.

• Simplifiez les prises de décisions lors de votre projet PIM

Choix de la solution PIM, création d’un catalogue produits, lancement d’un nouveau produit sur le marché, choix des visuels, validation des descriptifs… Coyaba peut vous assister non seulement dans le pilotage de votre projet PIM, mais aussi dans chacune de vos prises de décisions collectives. Grâce à la fonctionnalité Decisions, vous pouvez en effet créer un processus décisionnel standardisé pour chaque décisionnaire afin que chacun puisse prendre la décision qui lui revient à l’instant T. De cette façon, vous gagnez du temps, accélérez les process et limitez les allers-retours et réunions infructueuses.

Pour superviser la mise en œuvre de tels outils, il est fortement recommandé, en tant que Responsable des Opérations, de s’équiper d’une application de gestion de projet performante et collaborative, telle que Coyaba.

Notre outil vous donne accès, à vous et à toutes vos équipes, à un espace de travail digitalisé et sécurisé regroupant de multiples fonctionnalités performantes, qui facilitent chaque étape de l’élaboration de vos S&OP et PIC : 

• Collectez et centralisez les données pour le S&OP et le PIC 

Grâce à la fonctionnalité Connectors, Coyaba vous permet de regrouper toutes vos données externes sur une seule et même plateforme collaborative et hautement sécurisée. Toutes vos données inter-services peuvent ainsi être importées sur notre outil, quels que soient leur format (Word, CSV, Excel, PDF…) et le système d’origine (ERP, WMS, Asana, Jira, Trello, logiciel maison…). De cette façon, la collecte et le partage de vos données pour la mise en place du PIC et du S&OP seront grandement facilitées.

• Attribuez les tâches et suivez l’avancée du projet 

→ Avec les To-Do Lists, déclinez le projet en actions claires et précises. Créez et attribuez des tâches à chaque partie prenante et hiérarchisez-les par ordre d’urgence. Suivez la progression de chaque tâche attribuée à tout moment, que ce soit via un tableau Kanban, un diagramme de Gantt, un calendrier… Grâce aux Achievements, consultez en un coup d’œil l’avancée de votre projet et assurez en continu la productivité des équipes. Vous pourrez également, avec notre outil, faciliter la réitération de tâches de façon cyclique et ainsi automatiser la gestion de ces outils périodiques.

• Facilitez la collaboration inter-services 

→ Sur votre espace de travail Coyaba, vous pouvez ajouter autant d’utilisateurs que vous le souhaitez (il n’y a aucune limite !). Grâce aux outils de communication intégrés (visio, chatbot…) et à l’envoi automatique d’alertes et de notifications, vous pourrez coordonner l’ensemble des parties prenantes et impliquer tous les responsables de services dans la mise en place du PIC et du S&OP. 

• Simplifiez les prises de décisions

L’élaboration d’un Plan industriel et commercial et d’un Sales and operations planning implique de nombreuses prises de décisions stratégiques et collectives. Pour faciliter ces phases décisives, Coyaba a conçu une fonctionnalité innovante : Decisions. Cet outil vous permet de créer un processus décisionnel encadré afin d’encourager chaque acteur à prendre la décision qui lui revient à l’instant T. Cela contribuera à fluidifier et à accélérer considérablement chaque prise de décisions afin d’accélérer l’aboutissement du PIC et du S&OP.

• Suivez vos performances de production 

Une autre fonctionnalité particulièrement utile lors de la mise en place d’un PIC et d’un S&OP est l’outil At a Glance. Grâce à cette fonctionnalité, renseignez des KPIs personnalisés afin d’obtenir des données analytiques clés pour effectuer des prévisions et apporter des actions correctives : volume de production, délais de livraison, nombre de ventes, taux de nouveaux clients, taux de rétention…

• Simplifiez les prises de décisions lors de votre projet PIM

Choix de la solution PIM, création d’un catalogue produits, lancement d’un nouveau produit sur le marché, choix des visuels, validation des descriptifs… Coyaba peut vous assister non seulement dans le pilotage de votre projet PIM, mais aussi dans chacune de vos prises de décisions collectives. Grâce à la fonctionnalité Decisions, vous pouvez en effet créer un processus décisionnel standardisé pour chaque décisionnaire afin que chacun puisse prendre la décision qui lui revient à l’instant T. De cette façon, vous gagnez du temps, accélérez les process et limitez les allers-retours et réunions infructueuses.