Identification des processus clés de l’entreprise, rédaction, révision et validation des procédures standards… Le succès du déploiement d’une SOP (Procédure Opératoire Standardisée), repose sur la collaboration de plusieurs parties prenantes et sur le respect d’un certain nombre d’étapes complexes.

Face à ces défis, notre logiciel de gestion de projet Coyaba vous aide à accélérer et à simplifier l’ensemble de ces étapes, tout en facilitant la mise à jour régulière des procédures. 

Découvrez tous les atouts de cette plateforme ultra-collaborative aux multiples fonctionnalités pour une gestion de projet SOP en toute sérénité !

La Procédure Opératoire Standardisée, souvent appelée SOP (Standard Operating Procedure), désigne un document rédigé expliquant de manière détaillée la réalisation d’un processus ou d’une tâche. Celui-ci décrit avec précision chaque étape qui mène à la réalisation des opérations, de manière à standardiser leur usage au sein de l’entreprise. Il a pour but d’assurer l’efficacité opérationnelle des équipes tout en réduisant la marge d’erreur et le temps passé à former les collaborateurs.

• Quels sont les avantages d’une SOP ?

Rédiger une procédure standardisée permet de formaliser l’ensemble des processus au sein de l’entreprise. Avec une SOP, les équipes disposent d’une feuille de route claire et structurée pour exécuter une tâche dans le respect des standards et des normes définis en amont. Mais cette démarche offre de nombreux autres atouts, et permet notamment : 

• D’assurer la cohérence et l’efficacité des opérations ;

• De réduire les risques d’erreurs ;

• D’améliorer les performances opérationnelles ;

• D’optimiser la productivité ;

• De faciliter la formation des nouveaux collaborateurs ;

• De renforcer la communication entre les équipes ;

• De mieux gérer les risques ;

• De garantir la conformité aux normes internes et externes ;

De limiter les coûts liés à un manque d’efficacité opérationnelle. 

• … 

 

Pour avoir une vision globale de la situation financière de l’entreprise en continu, il est fortement recommandé d’effectuer un reporting financier de façon mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle, mais aussi avant chaque opération financière d’envergure (création de filiales, fusion-acquisition, changement de gouvernance, transformation organisationnelle…).

La mise en place d’une procédure standard offre donc d’indéniables bénéfices à l’entreprise, mais elle s’accompagne également d’un certain nombre de défis spécifiques pour les équipes managériales et opérationnelles, parmi lesquels : 

• Collecter et organiser de nombreuses informations : pour créer une SOP, chaque processus, méthode, outil et étape de réalisation de tâche doit être répertorié et documenté. Le défi est alors de garantir une exécution uniforme et précise des opérations, avec des données à jour et pertinentes.
  

• Assurer une bonne coordination inter-services : la création d’une SOP touche l’ensemble des collaborateurs. Une bonne collaboration inter-services et l’implication de toutes les équipes sont donc indispensables afin d’harmoniser les pratiques et de s’assurer de l’adhésion des SOP par l’ensemble des collaborateurs.
  

• Répertorier et structurer efficacement les processus : structurer les processus en étapes claires et les rendre applicables aisément par les parties prenantes est un autre prérequis à la réussite du projet de SOP.
  

• Accompagner les collaborateurs : il est indispensable de communiquer efficacement et en toute transparence avec ses équipes pour s’assurer de leur adhésion aux nouvelles procédures standards, et les accompagner dans ce projet de changement.

Assurer l’amélioration continue des procédures : l’efficacité d’une procédure standardisée repose en grande partie sur son actualisation régulière. De ce fait, les SOP doivent être auditées à chaque évolution au niveau interne (changement d’outils, de personnel, nouvelles directives internes, nouveau positionnement commercial…) ou externe (nouvelles réglementations, changement dans les lois, les normes industrielles…).

Collecte des informations clés, coordination des parties prenantes, structuration des processus, gestion de l’amélioration continue… De nombreuses tâches liées à la mise en place d’une SOP peuvent être réalisées de manière agile grâce à Coyaba, votre plateforme digitale collaborative aux fonctionnalités multiples.

• Centraliser les données nécessaires à la création de vos SOP  

Facilitez l’identification des processus à documenter, avec la fonctionnalité Connecteurs de Coyaba. Quelles que soient vos données (fichiers Excel, CSV, Word, PDF, PPT, HTML…), qu’elles proviennent de systèmes externes (comme Monday, Jira, Trello ou Asana) ou bien de systèmes maison, conçus en interne (ERP, SIRH), vous pouvez toutes les stocker et les centraliser de manière sécurisée sur votre espace de travail collaboratif, afin d’en faciliter le partage, l’analyse et l’exploitation.

• Simplifier et accélérer l’élaboration des SOP 

Par ailleurs, l’utilisation de l’outil To-do-Lists de Coyaba permet d’accélérer et de simplifier la création de vos opérations standardisées, en hiérarchisant les tâches par niveau de priorité, et en les assignant à des collaborateurs, tout en gardant un œil sur leur avancement. Avec To-Do-Lists, visualiser la progression de son projet devient facile, quel que soit le format choisi (tableau Kanban, calendrier ou diagramme de Gantt). 

Vous pouvez ainsi déléguer, en quelques clics, l’ensemble des tâches nécessaires à la création de vos procédures SOP pour l’ensemble des fonctions métiers (marketing, commercial, IT, RH…) :

• Identifier le processus à standardiser ;
• Décrire chaque étape du processus de manière détaillée ;
• Définir les rôles des collaborateurs impliqués ;
• Vérifier et tester la procédure standardisée ; 
• Faire un audit régulier des procédures et les mettre à jour en fonction des besoins ; 
• …  

De plus, face à l’ampleur d’une formalisation des procédures, il est essentiel de célébrer la réussite de chaque phase du projet afin de motiver ses équipes. Une tâche vient d’être terminée par un collaborateur ? La fonctionnalité Achievements vous permet de célébrer cette étape avec vos équipes, et renforcer leur engagement au quotidien.

De l’identification des processus à documenter au déploiement des procédures, grâce à Coyaba, chaque étape est optimisée jusqu’à la fin du projet de création de SOP.  

• Impliquer ses équipes dans l’élaboration des SOP  

Impliquer les équipes dans l’élaboration des SOP est un moyen d’assurer leur efficience sur le terrain. Grâce à l’interface ultra-collaborative de Coyaba, un nombre illimité d’utilisateurs peuvent participer au pilotage du projet, et suivre en temps réel l’avancement des tâches.

De plus, l’outil Decisions de l’application vous permet de créer un chemin décisionnel standardisé et de faciliter les prises de décisions concernant l’élaboration des procédures auprès de l’ensemble des acteurs impliqués.

• Suivre et mesurer l’efficacité et la conformité des SOP

Une fois rédigées et déployées, les SOP doivent être régulièrement auditées, afin de garantir leur efficacité et leur bonne conformité. L’outil At a Glance de Coyaba facilite cette démarche, en vous permettant d’évaluer la pertinence des SOP à l’aide de données statistiques basées sur des KPI personnalisés, comme le respect des délais, le taux de conformité des équipes aux procédures, le taux de correction des erreurs ou encore le temps moyen nécessaire à l’exécution d’une tâche…  

Ces indicateurs clés mettent en lumière les points à optimiser, les axes correctifs, et facilitent l’amélioration continue des procédures normalisées.

• Réviser et mettre à jour régulièrement les SOP

Réviser et mettre à jour régulièrement les SOP est indispensable pour limiter les risques liés à une procédure obsolète (baisse de la productivité, risque d’erreurs accru, expériences client négatives, pertes financières liées à l’inefficacité opérationnelle…). 

Grâce au logiciel de gestion de projet Coyaba, la révision et la mise à jour des SOP se font sans accroc, de manière fluide et optimisée, vous permettant, entre autres : de planifier des rappels de mises à jour ; d’automatiser l’actualisation de SOP ; d’assigner des tâches de révisions de procédures et de suivre en temps réel les modifications apportées.

• Accélérez les prises de décisions collectives

Coyaba vous aide également à simplifier, structurer et accélérer les prises de décisions au sein de votre entreprise. Vous pouvez en effet mettre en place un chemin décisionnel standardisé, qui vise à inviter chaque acteur à prendre la décision qui lui incombe à un moment donné. Chaque décision relative au reporting financier (réduction des coûts, levée de fond, recherche de financement…) est ainsi simplifiée et accélérée, sans avoir à passer par de multiples échanges de mails et meetings interminables.