Outil clé pour les services RH, le planning du personnel est essentiel à la bonne organisation et à l’administration du temps de travail des salariés. Toutefois, entre la répartition des tâches, le respect des contraintes légales et l’optimisation des ressources, la gestion des plannings peut vite devenir une tâche complexe et particulièrement chronophage.

Avec notre plateforme collaborative Coyaba, tout est simplifié ! Vous pouvez centraliser, automatiser et suivre les plannings en temps réel, tout en assurant une collaboration fluide et sans silos entre vos équipes.

Le planning du personnel permet de gérer et d’administrer le temps de travail des salariés. Il détermine qui travaille, à quel moment et dans quel service, en tenant compte des besoins de l’entreprise, des compétences des employés, des préférences horaires, mais aussi des contraintes légales qui régissent le monde du travail. Il permet aux équipes RH de s’assurer que chaque poste est couvert, tout en optimisant la répartition des ressources humaines pour préserver la productivité et assurer le bon fonctionnement des opérations. Grâce à cet outil, l’entreprise reste donc agile et répond avec efficacité aux objectifs stratégiques fixés.

La gestion d’un planning du personnel s’accompagne d’un certain nombre de défis et d’enjeux pour le service RH, parmi lesquels : 

• Respecter les contraintes légales, et rester en conformité avec la législation concernant les heures de travail, de repos, de congés et les heures supplémentaires.
  
• Contrôler les coûts pour optimiser le budget et réduire le turnover.
• Assurer le bon nombre d’effectifs, dotés de compétences adaptées à chaque poste.
• Prendre en compte les préférences horaires des employés et assurer leur satisfaction relative au planning.
  
• Réagir rapidement aux absences de dernière minute et aux fluctuations des demandes.
  
• Assurer la coordination inter-services et l’alignement des plannings, à travers une communication étroite et le partage de documents et d’informations RH.
  
• Former les utilisateurs aux outils technologiques liés aux plannings.

Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, notre outil de gestion de projet Coyaba vous permet d’optimiser de A à Z l’ensemble de la gestion des plannings du personnel, afin de simplifier le quotidien de votre équipe RH : 

• Gérez vos plannings du personnel en temps réel

Coyaba est un espace de travail hautement collaboratif conçu pour vous faire gagner en temps et en productivité dans la gestion de vos plannings du personnel et de toutes vos missions RH.

Avec la fonctionnalité To-Do-Lists, les tâches sont hiérarchisées pour faciliter la coordination et la bonne synchronisation des équipes. Dès qu’un planning doit être créé ou un emploi du temps mis à jour, il vous suffit d’assigner la bonne tâche à la bonne personne : collecte des disponibilités de chaque employé, coordination des horaires, gestion des congés et absences, organisation du planning, affectations des ressources aux différents postes de travail… 

Vous pouvez mentionner, pour chaque action à effectuer, la date d’échéance, le niveau de priorité, le statut et toute autre information nécessaire (pièce jointe, description…), avec la possibilité de personnaliser les champs. 

Vous visualisez ensuite, en temps réel, l’avancée des tâches en cours, finalisées ou à venir et ce, dans votre format préféré (tableau Kanban, diagramme de Gantt, liste de tâches, calendrier).

À l’aide de Coyaba, vous pouvez ainsi réajuster les plannings du personnel à l’instant T, pour être agile face à l’évolution des besoins opérationnels et des imprévus (remplacements, pics d’activité soudains, sous-effectif…)

• Centralisez l’ensemble de vos données RH

Coyaba vous permet également de centraliser l’ensemble de vos données RH de manière sécurisée, grâce à l’outil Connecteurs. Avec cette fonctionnalité, vous importez en toute sécurité des informations en provenance de divers systèmes internes et externes, comme Monday, Trello, Asana, votre SIRH ou votre ERP (Enterprise Resource Planning), et ce, quel que soit le type de données : disponibilités des employés, contrats de travail, compétences et qualifications, fiches de postes, historique des plannings, planning des congés… 

Tous vos fichiers, quel que soit le format, peuvent être centralisés de manière fluide et 100 % sécurisée sur votre espace de travail digital Coyaba. De cette manière, vous et votre équipe RH disposez, sur une seule et même plateforme, de toutes les données nécessaires à la création et à la gestion de vos plannings du personnel. 

• Communiquez en toute fluidité avec les parties prenantes 

Équipe RH, collaborateurs, managers… Sur votre workspace Coyaba, vous pouvez ajouter autant d’utilisateurs que nécessaire, sans limite ! 

Grâce à l’assignation de tâches, l’envoi de notifications en temps réel et les outils de communication intégrés (chatbot, visioconférence, partage de documents…), vous communiquez avec vos parties prenantes en toute fluidité, de façon immédiate et sans silos. C’est le gage d’une collaboration étroite, au service d’une gestion rapide et optimisée des emplois du temps de vos salariés.

• Mesurez le niveau d’engagement du personnel

Une fois centralisées, les données RH peuvent ensuite être analysées avec l’outil At a Glance, qui offre la possibilité de créer des KPIs personnalisés et de suivre des indicateurs clés comme le taux d’absentéisme, le turnover, les retards, le temps passé sur chaque tâche ou encore le respect des délais. Ces données analytiques vous aident à identifier les tendances récurrentes qui influencent les performances individuelles et collectives. À la lumière de ces informations, vous pourrez ensuite mettre en place des actions correctives adaptées, pour améliorer la qualité de vie au travail (QVT), pour renforcer l’engagement du personnel ou d’autres initiatives pour optimiser la gestion des ressources humaines. 

• Assurez la protection de vos données RH 

La protection des données des utilisateurs est une priorité absolue chez Coyaba. C’est pourquoi nous avons fait le choix d’héberger notre application chez Outscale, un opérateur français reconnu de la marque Dassault Systèmes, qui offre un environnement sécurisé et fiable pour la gestion des données en toute sérénité, dans la plus grande confidentialité.

En outre, nous avons entrepris une démarche de certification ISO 27001, une norme internationale qui atteste de la robustesse du système de management de la sécurité de l’information, dans le but d’assurer la stricte conformité aux exigences les plus élevées en matière de protection des données.